Remboursement de frais de repas
RF SOCIAL – N° 192 – JANVIER 2019
Lorsque les salariés prennent leur repas au restaurant, l’employeur peut-il exiger une facture détaillée pour prendre en charge ces frais ?
Quel type de repas ?
Cette question ne trouve de réponse ni dans le code du travail, ni dans la jurisprudence, mais elle se pose régulièrement pour les entreprises. S’il s’agit d’un repas pris sur le temps de travail (ex. : salarié en déjeuner professionnel avec un client), la légitimité de la demande d’une facture détaillée ne pose pas de difficultés. En revanche, pour un repas individuel et donc considéré comme pris hors du temps de travail, l’exigence d’une facture détaillée porterait-elle atteinte à la vie privée du salarié ? Il est donc recommandé de faire valoir un objectif légitime et d’y mettre les formes.
Légitimer sa requête
L’employeur doit pouvoir justifier sa requête, par exemple :
- par des considérations comptables : vérifier le nombre de personnes car un repas avec des clients, par exemple, entre dans les frais de représentation déductibles du résultat et dont la TVA est déductible, le traitement Urssaf est différent pour repas individuel ;
- par son souhait d’éviter des fraudes : le détail permet de s’assurer que le salarié ne fait pas prendre en charge le repas de tiers non autorisés ou des prestations autres ;
- par son obligation de sécurité de résultat : le détail de la facture permet de contrôler l’absence de consommation d’alcool (c. trav. art. R. 4228-20), un objectif particulièrement justifié pour les salariés conduisant sur leur temps de travail.
Attention au contrôle des juges : l’interdiction d’alcool ne peut être générale et absolue et les postes visés doivent correspondre à une situation particulière de danger ou de risque et être précisément circonscrits (CAA Nancy 6 mars 2018, n° 16NC01005 ; CE 12 novembre 2012, n° 349365).
Instaurer des outils en interne
L’exigence d’une facture détaillée et l’interdiction de consommation d’alcool durant les repas devront faire l’objet d’une part, d’une insertion dans le règlement intérieur de l’entreprise ou, à défaut, dans une note de service et d’autre part, idéalement, d’une notification individuelle aux salariés concernés par des frais de repas pour éviter toute contestation en motivant cette exigence notamment par la protection de la santé et la sécurité des travailleurs en vertu de l’article R. 4228-20 du code du travail. Il faudra adapter le document écrit spécifique à la politique de remboursement de frais de l’entreprise.
